Ad hoc finance projecten: wanneer je geen CFO nodig hebt, maar wel een antwoord

De meeste ondernemers die mij bellen, hebben op dat moment geen CFO nodig.

Dat is een rare zin voor iemand die fractional CFO als beroep heeft, maar hij klopt. Ze hebben één vraag die blijft hangen. Moet ik die machine kopen of huren? Waarom stijgt mijn omzet terwijl mijn cash daalt? Welke van mijn drie business units verdient eigenlijk geld? Dat zijn geen vragen voor een engagement van onbepaalde duur. Dat zijn vragen voor een afgebakend project van vier tot twaalf weken.

En dat is prima. Een goed afgebakend project levert vaak meer op dan een vage adviesrelatie, omdat het een deadline heeft, een concrete deliverable, en een antwoord waar je effectief iets mee doet.

Drie vragen die geen retainer nodig hebben

1. Is deze investering het waard?

Een investeringsanalyse is de meest onderschatte oefening in een KMO. Niet omdat ze moeilijk is, maar omdat ze bijna altijd te laat gebeurt. De beslissing is al gevallen, en het rekenwerk dient om ze achteraf te verantwoorden tegenover de bank of de mede-aandeelhouder.

Omgekeerd werkt beter. Wat je concreet krijgt:

• De volledige kaskost over de levensduur, niet enkel de aankoopprijs. Onderhoud, financiering, opleiding, opportuniteitskost van de cash die vastzit.
• Terugverdientijd, netto contante waarde en interne rentabiliteit, met de discontovoet die past bij jouw kapitaalkost en niet bij een cijfer uit een boek.
• Een scenario-analyse. Niet enkel het basisscenario, maar ook: wat als de volumes 20 procent lager liggen? Wat als de energieprijs verdubbelt? De vraag is zelden of het rendeert bij de verwachte cijfers. De vraag is bij welke cijfers het stopt te renderen.
• Een expliciete lijst van assumpties, zodat je zelf ziet waar het model op steunt.

Het echte resultaat is meestal niet ja of nee. Het is inzicht in welke ene variabele je beslissing draagt. In negen van de tien gevallen hangt de hele business case aan één parameter, en die kende de ondernemer op voorhand niet.

2. Wat zeggen mijn cijfers eigenlijk?

Je boekhouder levert een jaarrekening. Die is correct, wettelijk verplicht, en kijkt achteruit. Wat hij niet doet, is je vertellen waarom je marge zakt, of welke klant je eigenlijk geld kost.

Een doorlichting van je cijfers is geen audit in de wettelijke zin. Het is je eigen data opnieuw doorsnijden tot er iets zichtbaar wordt:

• Marge per klant, per product, per project. Bijna elke KMO die deze oefening doet, ontdekt dat een deel van de omzet negatief bijdraagt. Dat is niet leuk, maar het is wel bruikbaar.
• De brug tussen winst en cash. Winstgevend zijn en cash tekort hebben tegelijk is geen paradox, het is werkkapitaal. Voorraad, klantenkrediet, BTW-timing.
• Kostenstructuur: wat is vast, wat is variabel, en waar ligt je break-even echt?
• De cijfers die je al hebt maar nooit bekijkt. Meestal zit 80 procent van het antwoord al in je boekhoudpakket.

Dit is de goedkoopste oefening met het hoogste rendement, en tegelijk degene die het langst wordt uitgesteld. Meestal omdat niemand er tijd voor heeft, soms omdat men vermoedt wat eruit gaat komen.

3. Hoe beslis ik dit elke keer opnieuw?

Dit is het interessantste type project, en het minst gekende.

Sommige beslissingen komen niet één keer voor, maar vijftig keer per jaar. Elke nieuwe locatie, elke nieuwe klant, elke nieuwe prijsofferte. Dan is een eenmalige analyse zonde. Dan bouw je een tool.

Concreet: een model waarin je sales-, finance- of directieteam zelf de parameters invult en meteen ziet wat het betekent. Omzet, marge, terugverdientijd, impact op de vijfjarige P&L. Met verschillende views, want een salesprofiel wil andere cijfers zien dan een raad van bestuur. Met een export naar Excel of PDF, want de beslissing valt zelden in de tool zelf.

Het effect zit niet in het rekenwerk. Het zit hierin: de discussie gaat niet meer over wiens Excel klopt, maar over de assumpties. Iedereen rekent op dezelfde manier, dus het gesprek gaat eindelijk over de business.

Wat een goed project onderscheidt van een dure PowerPoint

Het verschil zit in drie dingen.

• Het is van jou als het klaar is. Een model dat enkel de maker kan bedienen is waardeloos vanaf het moment dat hij weg is. Elke tool die ik oplever wordt overgedragen met een uitleg, en de assumpties staan expliciet in het model, niet in iemands hoofd.
• Het geeft een antwoord, geen opties. Vijf scenario's zonder aanbeveling is werk doorschuiven. Je mag verwachten dat er een conclusie in staat, ook als die conclusie is dat je het niet moet doen.
• De scope staat vast voor we beginnen. Deliverable, timing en prijs op voorhand. Bij een afgebakend project hoort een projectprijs, geen open dagteller.

Wanneer ad hoc niet volstaat

Eerlijk blijven: soms is een project een pleister.

Als je elk kwartaal dezelfde vraag opnieuw stelt, is het probleem niet de vraag. Dan ontbreekt er structuur: geen stuurinformatie, geen forecast, geen ritme. Dan lost een investeringsanalyse niets op, want binnen drie maanden sta je op hetzelfde punt.

Het onderscheid is simpel. Een project beantwoordt een vraag die af is. Een fractional CFO zorgt dat de vraag zichzelf beantwoordt. Als je twijfelt in welke categorie je zit, lees dan wanneer heb je een CFO nodig.

In de praktijk begint het vaak met een project. Dat is ook de logische volgorde: eerst zien of het werkt, dan pas een engagement. Ik zou het zelf ook zo doen.

Hoe het praktisch loopt

• Kennismaking van 30 minuten. Je legt de vraag uit. Ik zeg of een project zinvol is, of dat je iets anders nodig hebt. Ook als dat betekent dat je mij niet nodig hebt.
• Scope en prijs op papier. Deliverable, timing, prijs. Voor je iets tekent.
• Uitvoering. Vier tot twaalf weken, afhankelijk van de scope en van hoe snel de data beschikbaar is. Een investeringsanalyse zit aan de korte kant, een business case tool met meerdere views aan de lange. Met tussentijdse check-ins, zodat er geen verrassingen zijn bij oplevering.
• Oplevering en overdracht. Het model, de conclusie, en de uitleg zodat je er zelf verder mee kan.

Een concrete vraag die blijft hangen?

Plan een gesprek van 30 minuten. Geen verkoopspraatje, wel een eerlijk antwoord op de vraag of dit een project is of iets anders.